اگر میخواهید مقیاس کاری خود و هم تیمی هایتان را به درستی بسنجید و با برنامه ریزی، کارهای پروژه را پیش ببرید، وجود نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیار حیاتی است. وقتی همه اعضای تیم اطلاع داشته باشند که باید چه کارهایی انجام بدهند، چه کسی به کدام پروژه اختصاص داده شده است و چه زمانی باید کالا برای مشتری ارسال شود، کارها بسیار روانتر و بهتر انجام میشود. بسیاری از افزونه های مدیریت پروژه حرفهای وجود دارند. اما، نرم افزارهای اختصاصی گاهی اوقات میتوانند موثرتر باشند، اما هر کدام از آنها امکانات و قابلیت های مخصوص خودشان را دارند. در این پست، چند مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را برای شما به اشتراک میگذاریم.
نرم افزارهای مدیریت پروژه چه کمکی به ما میکنند؟
این نرم افزارها ابزاری هستند که به شما کمک میکنند، کارهای شخصی مورد نیازتان را برای تکمیل پروژه های بلند مدت پیگیری کنید. این یک راه حل محبوب برای توسعه وب، بازاریابی، برنامه ریزی رویدادها و موارد دیگر مورد استفاده قرار میگیرد.
نرم افزارهای مدیریت پروژه چند ویژگی اصلی دارند:
- توانایی ایجاد وظایف، که نشان دهنده اهداف کوتاه مدت برای تکمیل پروژه است.
- تعیین تکالیف برای تفویض مسئولیت به اعضای خاص تیم
- بررسی نقاط عطف برای نظارت بر پیشرفت کارهای خاص و همچنین کل پروژه
- چند لیست یا صفحه که میتوانند وظایف را به دسته ها یا بر اساس پروژه سازماندهی کنند.
- این ویژگی ها به مدیران و افرادی که وظایف بعدی پروژه را بر عهده دارند، این امکان را میدهد تا پیشرفت سایر اعضای تیم را بررسی کنند.
معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
در اینجا 9 مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را همراه با توضیحاتشان برای شما به نمایش میگذاریم.
1. آسانا (Asana)
Asana یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای تیم های آی تی است. نسخه پایه و معمولی این نرم افزار کاملا رایگان است، اما نسخه کلود یا ابری آن از طریق خرید اشتراک ماهانه و سالانه مورد استفاده قرار میگیرد. همچنین این نرم افزار بر روی تمامی سیستم عامل های موبایل قابل استفاده است و به زبان های انگلیسی، فرانسوی، پرتقالی، آلمانی و اسپانیایی منتشر شده است. آسانا به توانمند ساختن کسب و کارها کمک میکند تا بتوانند راحت تر اهداف و برنامه ریزی هایشان را در جهت رشد و پیشرفت پیش ببرند.
ویژگی های کلیدی:
🔹 تیم ها را مدیریت کرده و کارهایی که به آنها اختصاص دادهاید را با توجه به سرعت و پیشرفتی که داشتند، پیگیری کنید.
🔹 وظایف را خودکار کرده و برای پروژه های خود جدول زمانی ایجاد کنید.
🔹 میتوانید حجم کاری اعضای تیمتان را کنترل کنید.
🔹 آسانا برای تیم های حداکثر 15 نفره رایگان است.
🔹 بهترین انتخاب برای تیمی که به دنبال نرم افزار حرفهای مدیریت پروژه، برای رسیدگی به برنامه ریزی رویداد، تقویم تحریریه، انتشار محصولات و … است.
2. Clickup
نرم افزار Clickup به شما این امکان را میدهد تا زمینه های سفارشی را به کارها اضافه کنید، وظایف فرعی ایجاد کنید و سطح اولویت را تعیین کنید. همچنین به شما کمک میکند، تا فعالیت های گذشته هر کار را مرور کرده و مستقیماً با سایر اعضای تیم چت کنید.
ویژگی های اصلی:
🔹 وظایف را دسته بندی کرده و قسمت های سفارشی را به آنها اضافه کنید.
🔹 فعالیت های مربوط به هر کار را مرور کرده و با سایر همکارانتان صحبت کنید.
🔹 از بین چندین سبک یکی از آنها را برای محل کار خود انتخاب کنید.
🔹 در صورت لزوم، میتوانید نرم افزار را با چندین سیستم عامل ادغام کنید.
3. Project.co
این نرم افزار، ابزاری برای مدیریت پروژه است که برای تیم های خلاق و آژانس های تولید محتوا و طراحی ساخته شده است. Project.co این امکان را برای شما فراهم میکند تا برای هر پروژه فضای کار جداگانهای تنظیم کنید، از جمله برگه هایی برای جداسازی کارها از یکدیگر، فعالیت های اخیر، یادداشت ها، اعضای تیم و موارد دیگر. این نرم افزار، ارتباطات را ساده میکند و به شما کمک میکند تا مشتری ها را به پروژه ها اضافه کنید و آنها را در جریان انجام کارها قرار دهید.
ویژگی های اصلی:
🔹 برای هر پروژه فضای کاری جداگانه ایجاد کنید و آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید.
🔹 میتوانید با استفاده از امکانات مختلف، مانند تقویم ها، لیست ها و تابلوها، وظایف را کنترل کنید.
🔹 این امکان را دارید تا مشتریان را به پروژه های خود دعوت کنید تا از پیشرفت کار مطلع شوند.
🔹 این نرم افزار حداکثر برای پنج پروژه و پنج کاربر رایگان است.
4. Toggl Plan
Toggl Plan یک برنامه کاربر پسند است، که این امکان را برای شما فراهم میکند تا با توجه به توانایی افراد کارها را برای اعضای تیم تقسیم بندی کنید، نظرات خود را بنویسید و سایر اعضای تیم را برچسب گذاری کنید. این برنامه شامل دیدگاه های مختلف برای هر یک از اعضای تیم شرکت شما است.
با یک کلیک میتوانید یک جدول زمانی کامل را مشاهده کنید که شامل کارهایی است که هر تیم روی آن کار میکند. این نرم افزار به شما کمک میکند، افراد و تیم ها را به هر پروژه اختصاص داده و اکثر عناصر موجود در فضای کاری را کد گذاری کنید. این برنامه حداکثر برای پنج کاربر رایگان است و برای تیم ها یا فریلنسرهایی که تعداد زیادی پروژه یا مشتری دارند، مناسب است.
5. Paymo
نرم افزار مدیریت پروژه Paymo برای آژانس هایی که خدمات خود را هر لحظه اعلام میکنند و همچنین برای مدیریت تیم هایی که از راه دور با شما کار میکنند، انتخاب مناسبی است. برنامه Paymo به شما این امکان را میدهد تا گزارشات مشتری را به چندین زبان مختلف تبدیل کنید، پرداخت آنلاین را بپذیرید و حتی در صورت لزوم هزینه های اضافی را پرداخت کنید. همچنین برای کمک به شما میتواند، با سیستم عامل هایی مانند Quickbooks و Xero ادغام شود.
ویژگی های کلیدی:
🔹 میتوانید پروژه ها را با استفاده از بوردها و لیست ها مدیریت کنید.
🔹 دارای قابلیت ردیابی زمان مخصوصا در زمان صدور صورت حساب که کاربرد بیشتری دارد.
🔹 این امکان را دارید تا پیگیری دقیق زمان را برای تیم خود فعال کنید، این کار را میتوانید هم از طریق وب و هم از طریق برنامه های تلفن همراه انجام دهید.
🔹 میتوانید فاکتورها را بر اساس مدت زمانی که برای هر پروژه صرف کردهاید، ایجاد کنید.
6. ترلو (Trello)
Trello یکی از قدیمی ترین و کاربر پسندترین برنامه های مدیریت پروژه در بازار است. با استفاده از ترلو میتوانید کارها را از یک صفحه به صفحه دیگر منتقل کنید. همچنین در داخل هر کار، میتوانید تاریخ های تعیین شده را مشخص کنید، پرونده ها را پیوست کنید، لیست های چک را تنظیم کنید، اعضای تیم را تعیین کنید و برچسب ها را اضافه کنید. ترلو با چندین سیستم عامل از جمله Dropbox ،Google Drive ،Slack و موارد دیگر ادغام می شود. در ترلو کارها با کارت ها نشان داده میشود که میتوانید آنها را به ستونهای مختلف بکشید و رها کنید.
ویژگی های اصلی:
🔹 فضاهای کاری را برای تیم ها یا پروژه های منفرد تنظیم کنید.
🔹 زمان مشخصی را برای شروع و اتمام کارها تعیین کرده و چک لیست ایجاد کنید.
🔹 وظایف را به اعضای مختلف اختصاص دهید.
🔹 امکان یکپارچه سازی نرم افزار با سیستم عامل های شخص ثالث
🔹 بهترین انتخاب برای تیم های کوچک و سایر مشاغل با بودجه های محدود.
7. Basecamp
نرم افزار مدیریت پروژه Basecamp بهترین انتخاب برای تیم هایی است مدیریت و بازاریابی وب سایت ها را بر عهده دارند و همچنین مناسب برای سایر مشاغلی که ارائه دهنده خدمات مداوم هستند. با گذشت زمان، ویژگی های جدیدی به این نرم افزار اضافه شده است، اما استفاده از آن بسیار ساده است. هر پروژه شامل صفحه پیام، لیست کارها، پرونده های مشترک، برنامه و چت گروهی است. همچنین میتوانید با این برنامه فعالیت های اخیر را مرور کنید.
این پلت فرم شامل صندوق ورودی اعلانات است، که به شما این امکان را میدهد تا بدانید چه وظایفی بر روی داکت شما قرار دارد. میتوانید اعلان های فعالیت خود را پیکربندی کنید، تا فقط در ساعات کاری بتوانید آنها را دریافت کنید. همچنین میتوانید فعالیت های پروژه را با یک نگاه مرور کنید، با سایر اعضای تیم به صورت خصوصی چت کنید، اعلان های قابل تنظیم را برای کارهای آینده خود دریافت کنید.
8. Wrike
نرم افزار Wrike به اعضای تیم اجازه میدهد تا درباره پرونده ها نظر دهند و دارای یک سیستم کنترل نسخه ابتدایی است. این ویژگی، مخصوص تیم های خلاق خواهد بود.
ویژگی های کلیدی:
🔹 برای سازماندهی کارهای جداگانه از پوشه ها و پروژه ها استفاده کنید.
🔹 گردش کار سفارشی را برای انواع خاصی از کارها تنظیم کنید.
🔹 بررسی کنید که تیم شما با استفاده از نمودار گانت چه کاری انجام میدهد.
🔹 برای فایل های مشترک خود از کنترل نسخه استفاده کنید.
9. Microsoft To Do
با Microsoft To Do، شما یک پلتفرم ساده دریافت میکنید که به شما این امکان را میدهد تا لیست های دقیق وظایف خود را تنظیم کنید. اگر چه Microsoft To Do یک برنامه مدیریت پروژه کامل نیست، اما اگر به دنبال یک سیستم عامل بدون دردسر و آسان برای استفاده هستید، این برنامه گزینه مناسبی است. همچنین به شما کمک میکند تا چندین لیست ایجاد کنید، برای هر پروژه مراحل کاری مختلف اضافه کنید و وظایف را به دیگران بسپارید. این برنامه اگر چه برای تیم های بزرگ مناسب نیست، اما برای تیم های کوچک، فریلنسرها و استفاده شخصی، بهترین انتخاب است.
جمع بندی
اکثر تیم ها در حال حاضر برای مدیریت و هماهنگی کارها و پروژه های خود به مجموعه متنوعی از ابزارهای آنلاین اعتماد می کنند. اما، دسترسی به یک پلت فرم متمرکز و حرفهای برای مدیریت پروژه مسئله مهمی است. با استفاده از یک نرم افزار مناسب، پروژه ها و کارها به افراد تیم اختصاص داده شده و کارها به راحتی با برنامه ریزی مناسب، انجام و سازماندهی میشود.
البته اینکه کدام یک از نرم افزارهای مدیریت پروژه برای شما بهتر است به اولویت های کسب و کار شما بستگی دارد. به عنوان مثال: Clickup یک انتخاب عالی برای هر پروژه ها و کاری است. Trello امکانات زیادی را بصورت رایگان در اختیار شما قرار میدهد که برای مشاغل کوچک و متوسط مناسب است، در حالی که Paymo به شما کمک میکند تا با استفاده از یک پلت فرم واحد، پروژه ها را مدیریت کنید.
