هاست ایمیل چیست؟ راهنمای خرید و 5 دلیل استفاده از میزبانی ایمیل

استفاده و خرید هاست ایمیل برای افرادی که بهدنبال سرویسی با محدودیتهای کمتر، تعداد ارسال روزانه بیشتر و سرویسی حرفهایتر برای مدیریت ایمیلهای خود هستند کاربرد دارد. استفاده از سرویسهایی همچون جیمیل، یاهو و اوتلوک برای کسب و کارهای آنلاین، غیر حرفهای است.
در مقابل وقتی هم که تعداد ایمیل ارسالی روزانه بالا باشد یا اینکه تعداد کارکنان کسب و کار زیاد باشد، باز هم یک نوع محدودیت وجود دارد که نمیتوان صرفا به ایمیل هاست سایت اکتفا کرد. از همینرو استفاده از هاست ایمیل اختصاصی، کلید حل مشکلات است.
در ادامه این مقاله از وبلاگ سون هاست، به بررسی اینکه هاست ایمیل چیست پرداخته و سپس با معرفی کسب و کارهایی که باید از این سرویس استفاده کنند، در انتها به معرفی نکات خرید هاست ایمیل میپردازم.
هاست ایمیل چیست؟ و چه کاربردی دارد؟
هاست ایمیل همانطور که از نامش مشخص است برای میزبانی ایمیل مورد استفاده قرار میگیرد. همانطوری که یک هاست لینوکس معمولی خریداری میکنید که دارای وبمیل برای ایجاد اکانت ایمیل است، در هاست ایمیل نیز میتوانید همین کار را انجام دهید.
اما تفاوت عمدهای که هاست ایمیل نسبت به هاست سایت دارد، محدودیتهای کمتر آن است. در یک هاست لینوکس معمولی شاید شما در هر ساعت نتوانید بیش از ۱۰ ایمیل ارسال کنید. در حالی که هاست ایمیل میتواند محدودیت کمتری مثل ساعتی ۱۰۰ یا حتی بیشتر را داشته باشد.
هاست ایمیل فضای مورد نیاز و نرمافزاری که برای مدیریت ایمیل نیاز دارید را در اختیار شما قرار میدهد. از این هاست میتوانید استفاده عادی داشته باشید که با نوشتن ایمیل با مشتریان و کاربران خود در ارتباط باشید. یا اینکه از آن بهصورت SMTP استفاده کنید که با اتصال از طریق سرویسهای imap به سایتتان، ارسال ایمیلهای خودکار و اطلاعرسانی را توسط این هاست انجام دهید.
فرق هاست ایمیل و هاست معمولی
همانطور که گفتم، هاست ایمیل فقط با هدف میزبانی ایمیل مورد استفاده قرار میگیرد. بنابراین روی این هاست خبری از زبانهای برنامهنویسی مثل PHP و پایتون یا پایگاه داده نیست.
از این هاست نمیتوان برای میزبانی سایت یا سرویس میزبانی فایل استفاده کرد. صرفا برای ارسال و دریافت ایمیل مورد استفاده قرار میگیرد.

چرا باید از هاست ایمیل استفاده کنیم؟
استفاده از ایمیل برای هر کسب و کاری ضرورت دارد، خصوصا سایتهای خدماتی و فروشگاهی که با دریافت نشانهایی همچون اینماد، ضرورت دارد که از یک راه ارتباطی رسمی امکان ارتباط با مشتریان و این سامانهها را فراهم کنند.
بسته به حجم ایمیل ارسالی، استفاده از هاست ایمیل برای برخی ضروری و برای برخی دیگر غیرضروری است که میتوانند از همان وبمیل هاست خود برای ایمیل استفاده نمایند. اگر شرایط زیر را دارید، استفاده از هاست ایمیل به شما توصیه میشود:
- موسسات مالی و حقوقی که امنیت اطلاعات و محرمانگی حریم خصوصی مشتریان برای آنها اهمیت دارند و نیاز به سرویس ایمیل اختصاصی دارند.
- از بازاریابی ایمیلی در قالب خبرنامه یا اطلاعرسانی به مشتریان استفاده میکنید.
- سازمانی بزرگ دارید که هویت برند برایتان اهمیت دارد و میخواهید که با ایمیل سازمانی اختصاصی، نشان دهید که فعالیت حرفهای دارید.
- دارای سایت فروشگاهی یا خدمات آنلاین هستید که کلیه اطلاعات تراکنشها، اطلاعرسانیها و جزئیات حساب باید از طریق ایمیل برای مشتری ارسال گردد.
- برایتان اهمیت دارد که کلیه ایمیلهای ارسالی و دریافتی توسط تمامی کارکنان شرکت را در یک فضای اختصاصی در اختیار داشته باشید.
دلیل شما برای استفاده از هاست ایمیل اختصاصی هرچه که باشد، لازم است که هنگام خرید نکاتی را مدنظر داشته باشید که در ادامه به بررسی آنها میپردازم.
راهنمای خرید هاست ایمیل
پیش از اینکه بخواهید سرویس میزبانی ایمیل خریداری کنید، لازم است که نکات زیر را مورد بررسی قرار دهید:
توجه به تعداد اکانت و تعداد ارسال روزانه
با توجه به محدودیت تعداد ارسال روزانهای که برای ایمیل وجود دارد، شرکتهای هاستینگ امکان ساخت تعداد اکانت ایمیل را نیز در بستههای مختلف محدود کردهاند. دلیل آن این است که با افزایش تعداد اکانت بر اساس کارمندان شرکت، ممکن است این محدودیت روزانه سریعا پر شود.
از اینرو هنگام خرید هاست ایمیل باید ابتدا این نکته را در نظر بگیرید که قرار است برای چه تعدادی از کارکنان خود ایمیل ایجاد کنید. سپس بر اساس این تعداد محدودیت روزانه را نیز طوری محاسبه کنید که بر اساس نیاز هر کارمند، قادر باشند در طول روز با همه مشتریانی که نیاز است در ارتباط باشند.
مثلا اگر محدودیت روزانه ۱۰۰ ایمیل ارسالی باشد و شما ۱۰ کارمند داشته باشید، بهطور متوسط هر کارمند میتواند روزانه ۱۰ ایمیل ارسال کند. حال در این بین اگر برخی تعداد بیشتری ارسال کنند، ایمیل سایرین ارسال نخواهد شد.
فضای میزبانی و رابط کاربری
معمولا هاستهای ایمیل با فضای حداقلی ۲ گیگ به بالا عرضه میشوند. از آنجا که ایمیلها معمولا مربوط به مکاتبات است و کمتر پیش میآید که فایلی ضمیمه شود، این میزان میتواند مناسب باشد.
اما اگر کسب و کارتان طوری است که به دفعات زیادی فایلهایی را مثل کاتالوگ محصول ضمیمه میکنید، در این شرایط باید به حجم هاست نیز توجه داشته باشید. چرا که هر باری که فایلی ضمیمه کنید، آن فایل بر روی فضای هاست قرار میگیرد.
البته برای مواردی مثل ارسال کاتالوگ میتوانید با ضمیمه کردن تصویر کد QR کار را سادهتر کنید تا فایلهای تکراری را از این طریق که روی سایتتان یا یک فضای آپلود رایگان قرار دارد در دسترس مشتریان قرار دهید. برای این منظور میتوانید از سرویس کوتاه کننده لینک زایا به نشانی zaya.io نیز استفاده کنید.
رابط کاربری نیز مسئله مهم بعدی است. باید هاست ایمیلی را خریداری کنید که امکانات لازم همچون ویرایشگر برای شخصیسازی متن ایمیل با فرمتهای مختلف HTML در اختیارتان قرار داده و همچنین ابزارهای لازم برای ایجاد دفترچه تماس، زبان فارسی، پوشهبندی مناسب و دیگر موارد را درست مانند سرویسهایی همچون جیمیل در اختیارتان قرار دهد.

امکان اتصال به جیمیل و اوت لوک
بسیاری افراد ترجیح میدهند که ایمیل اختصاصی خود را به سرویسهایی نظیر جیمیل و اوت لاک متصل کنند. دلیل آن هم ساده است؛ هم در یک فضایی با رابط کاربری مناسب قادر به مدیریت ایمیل خود هستند و از همه مهمتر اینکه چنین فضایی میتواند بهعنوان فضای بکاپگیری و پشتیبانی از ایمیل نیز مورد استفاده قرار گیرد.
دلیل بعدی نیز استفاده سادهتر در دستگاههایی همچون موبایل و تبلت است که بدون نیاز به مرورگر و استفاده از وبمیل خود هاست بتوان بهسادگی به ایمیلهای اختصاصی دسترسی داشت.
امکانات ذخیره سازی و بکاپ گیری
استفاده از ایمیل اختصاصی نشان از اهمیت مکاتبات دارد. از همینرو باید از سرویس دهندهای خدمات هاست ایمیل را دریافت کنید که امکانات لازم را برای بکاپگیری در اختیارتان قرار داده باشد. در سرویسهای سون هاست این امکان فراهم شده تا با استفاده از جت بکاپ، بهصورت خودکار روزانه نسخهای بکاپ از هاست ایمیل تهیه شود تا در صورت لزوم آن را دانلود کرده یا ریستور کنید.
جدای از این میتوانید با استفاده از امکاناتی که در اختیار قرار داده میشود، هاست ایمیل را به ابزارهای شخص ثالث متصل کنید تا روند بکاپگیری خودکار روی فضاهای ابری نیز صورت گیرد.
اما بهترین و سادهترین راه بکاپگیری اتصال ایمیل به اوت لاک یا اتصال ایمیل هاست به جیمیل است که در هر زمانی یک نسخه کپی شده از ایمیلهای خود را روی این سرویسهای بزرگ در اختیار خواهید داشت.
امنیت و ارائه آنتی ویروس
موضوع بعدی مسائل و قابلیتهای امنیتی هستند تا از هک شدن ایمیل و در اختیار قرار گرفتن مکاتبات توسط افراد سودجو جلوگیری شود.
برای هر یک از اکانتهای ساخته شده امکان انتخاب رمز عبور قوی را در اختیار دارید که اولین نکته امنیتی مهم است. اما جدای از این میتوانید از قابلیتهای ورود دو مرحلهای نیز استفاده کنید.
داشتن آنتی ویروس برای بررسی فایلهای دریافتی و ارسالی نیز نکته بعدی است. بسیاری سعی میکنند با ارسال فایلهای آلوده، اقدام به هک ایمیل شرکتی کنند. وجود آنتی ویروس میتواند چنین ایمیلهایی را در پوشه اسپم قرار داده و علاوهبر این هنگام باز کردن چنین ایمیلهایی هشدار دهد که حاوی فایل آلوده است.
بهترین هاست ایمیل را از کجا بخریم؟
شرکت سون هاست به عنوان یکی از بهترین ارائه دهندگان خدمات میزبانی وب در ایران، سرویسهای ایمیل خود را در قالب دو محصول ارائه میکند که متناسب با نیاز خود میتوانید از آنها استفاده کنید.

اگر بهدنبال سرویسی برای ارسال و دریافت ایمیل هستید، میتوانید از سرویس هاست ایمیل استفاده کنید که امکان ساخت تعداد اکانت در بستههای اول تا چهارم بین ۱ تا ۲۰ اکانت متغیر است. اما اگر تعداد بیش از این نیاز دارید میتوانید از بسته پنجم استفاده کنید که محدودیتی از نظر تعداد اکانت ایمیل ندارد.

اما در صورتی که نیاز به سرویسی دارید که از آن برای ارسال ایمیلهای خودکار سایت همچون ایمیلهای فاکتور و رسید مشتری استفاده کنید، میتوانید از سرویس هاست SMTP سون هاست استفاده کنید.
این سرویس بر خلاف سایر شرکتها محدودیت ساعتی ندارد و صرفا بر اساس تعداد ارسال ماهیانه محدود شده است. امکان استفاده از آن را روی پورتهای مختلف نیز دارید که با توجه به نوع میزبانی، تمامی ایمیلها نیز به اینباکس ارسال میشود.
جمع بندی نهایی
در این مقاله به بررسی راهنمای خرید و کلیه نکاتی که باید برای خرید هاست ایمیل به آنها توجه داشته باشید پرداختم. استفاده از میزبانی ایمیل برای کسب و کارهایی که از حالت خرد خارج شده و حالا تعداد مشتریان زیادی دارند امری ضروری است.
این سرویس میتواند با ارسال بهموقع اعلانها به مشتریان آنها را در جریان روند سفارشات قرار دهد. چنین چیزی میتواند روی کاهش تعداد تماسهای پشتیبانی موثر باشد. فراموش نکنید که استفاده از ایمیل اختصاصی نشان از فعالیت حرفهایتر شما دارد؛ بنابراین استفاده از آن را جدی بگیرید.