آموزش ساخت ایمیل شرکتی تجاری با پسوند دلخواه؛ در ۳ مرحله!

ساخت ایمیل شرکتی و تجاری برای کسانی که به فعالیت حرفه‌ای در کسب و کارشان اهمیت می‌دهند جایگاه ویژه‌ای دارد. با ساخت ایمیل سازمانی به مشتریانتان نشان خواهید داد که اعتماد آنها مهم است، برندینگ شما اهمیت دارد و از همه مهم‌تر به امنیت اطلاعات کاربرانتان توجه ویژه دارید.

این بدان معنی نیست که امنیت سرویس‌های ایمیل رایگان مثل جیمیل را زیر سوال ببرم؛ بلکه منظور این است که هرکسی می توانید با تغییر جزئی در آدرس ایمیل شما، خود را جای شما زده و اقدام به سرقت و دزدی از مشتریان کند. در حالی که روح شما خبردار نیست، یکباره با یک ابلاغیه مواجه خواهید شد که هیچ دخلی به شما نداشته است.

در این مقاله از وبلاگ سون هاست به بررسی فواید ساخت ایمیل سازمانی خواهیم پرداخت و سپس هرچیزی که برای ساخت آن نیاز دارید را ذکر کرده و دو روشی که می‌توانید با ان ایمیل اختصاصی خود را با دامنه دلخواهتان داشته باشید بررسی می‌کنیم. پس اگر به دنبال روشی برای ساخت ایمیل شرکتی ارزان هستید، تا پایان با من همراه باشید.

منظور از ایمیل شرکتی با پسوند دلخواه چیست؟

ایمیل شرکتی (یا تجاری، رسمی، سازمانی، بیزینسی، کاری) یک آدرس ایمیل کاملا اختصاصی است که از پسوند دامنه‌ای متفاوت و با نام شرکت شما برخوردار است. مثلا آدرس ایمیل [email protected] یک ایمیل شرکتی است که از پسوند st و با نام برند سون هاست در آن استفاده شده است.

این ایمیل هیچ ارتباطی با سرویس‌دهنده‌های رایگان ایمیل مثل جیمیل، مایکروسافت یا یاهو ندارد. داشبورد مدیریت ایمیل‌ها نیز اختصاصی است که بسته به نرم‌افزار مورد استفاده می‌تواند متفاوت باشد. اما از امکان اتصال به جیمیل و مایکروسافت برای مدیریت ایمیل‌ها از طریق آنها نیز برخوردار است.

مزایای ساخت ایمیل تجاری چیست؟

ایمیل تجاری با پسوند دلخواه مزایای مختلفی دارد که کلاس کاری شما را بالاتر برده و به مشتریانتان نشان می‌دهد که حرفه‌ای هستید. مثلا فرض کنید اگر در ایمیل رسمی سون هاست به‌جای [email protected] از ایمیل‌های رایگانی مثل [email protected] یا [email protected] استفاده میشد؛ چه تصوری درباره این شرکت داشتید؟

مطمينا در همان نگاه اول فکر می‌کردید که با شرکتی طرف هستید که اصلا به حرفه‌ای بودن و برندینگ توجهی ندارد و چه‌بسا که اعتماد استفاده از خدمات و محصولاتش نیز برایتان دشوارتر میشد. مهم‌ترین مزایای ایمیل تجاری عبارتند از:

۱) تمرکز روی برندینگ

در آدرس ایمیل‌های عمومی شما از نام برند شرکت‌هایی مثل گوگل، یاهو و مایکروسافت استفاده می‌کنید. جدای از این امکان انتخاب واحد سازمانی همراه با نام برند نیز خود باعث طولانی شدن آدرس ایمیل می‌شود. مثلا آدرس ایمیل واحد فروش سون هاست می‌تواند چیزی مثل [email protected] باشد. واقعا کلافه کننده است!

در حالی که در ایمیل‌های رسمی بخش برند توسط دامنه هندل می‌شود و شما می‌توانید نام واحد سازمانی را در آدرس ایمیل لحاظ کنید. حالا واحد فروش به [email protected] تغییر کرده است. اینطور هم آدرس کوتاه شده، هم از نام برند خوتان استفاده کردید و هم اینکه فعالیت شما حرفه‌ای‌تر جلوه می‌کند.

۲) افزایش اعتبار و اعتماد مشتریان

تکلیف ایمیل‌های شرکت کاملا مشخص است؛ نام برند که همان آدرس دامنه است مشخص می‌کند این ایمیل رسمی توسط خود شرکت ارسال شده است.

در حالی که در ایمیل‌هایی مثل گوگل هر کسی می‌تواند با ساخت یک شناسه ایمیل با نام شرکت شما که تنها در یک کاراکتر اختلاف جزسی باشد، خود را از کارکنان شما جا بزند و اقدام به کارهای فیشینگ و کلاهبرداری کند.

به‌همین دلیل اعتمادی که کاربران به ایمیل رسمی دارند در مقایسه با ایمیل عمومی بسیار بالاتر است. خصوصا اینکه اگر مشکل حقوقی و قضایی هم ایجاد شود قابل استناد خواهد بود؛ اما برای ایمیل رایگان نمی‌توانید اثبات کنید که مکالمات از طرف چه کسانی صورت گرفته است.

۳) ساخت ایمیل برای بخش‌های مختلف شرکت

همانطور که در بالا دیدید، من برای واحد فروش سون هاست از آدرس sales استفاده کردم که می‌تواند در اختیار مدیر فروش شرکت باشد. به همین ترتیب می‌توان برای سایر کارکنان شرکت نیز به همین ترتیب از شناسه اختصاصی استفاده کرد.

مثلا واحد پشتیبانی که در اختیار این واحد است می‌تواند با شناسه [email protected] مدیریت شود. یا واحد توسعه از طریق [email protected] و به همین ترتیب برای سایر واحدها ایمیل رسمی جداگانه ایجاد کنید.

حتی علاوه بر هر واحد می‌توانید امکان ساخت ایمیل برای تک‌تک کارکنان را هم داشته باشید و الزاما تعیین کنید که هیچ کارکنی حق ندارد از ایمیل شخصی خود برای ارتباط با مشتری استفاده کند. بلکه باید از ایمیل اختصاصی که برای وی ایجاد شده استفاده نماید.

به عنوان مدیر محصول و شرکت نیز می‌توانید به تمامی این ایمیل‌ها دسترسی داشته و روی نحوه پاسخ دهی و ارتباطی که کارکنان با مشتری دارد نیز نظارت داشته باشید. مثلا من می‌توانم یک آدرس ایمیل اختصاصی با آدرس [email protected] داشته باشم که کاربران برای بخش وبلاگ از این طریق ارتباط مستقیمی با من داشته باشند.

۴) افزایش امنیت

زمانی که از ایمیل‌های عمومی (خصوصا نسخه‌های داخلی) استفاده کنید، امنیت این سرویس‌ها تضمین شده نیست. به هر روشی ممکن است هک شوند و حتی بدتر اینکه اشخاص ثالث روی آن نظارت دارند.

در حالی که ایمیل شرکتی که هاست کاملا در اختیار خوتان است و تا زمانی که امنیت سرویس میزبانی تامین شود، نگرانی بابت هک ایمیل‌های شرکت نخواهید داشت. شرکت‌های هاستینگ از ایمن‌ترین نرم‌افزارها برای مدیریت ایمیل استفاده می‌کنند که توسط شرکت‌هایی نشیر سی پنل، دایرکت ادمین و پلسک تامین امنیت شده و مدام در حال به‌روزرسانی نرم‌افزاری هستند.

در حالی که همین سال گذشته شاهد هک گسترده ایمیل سازمان‌های دولتی از جمله internet.ir و برخی شرکت‌های خصوصی بودیم که از نرم‌افزاری قدیمی استفاده می‌کردند.

۵) فروش بیشتر در بازاریابی ایمیلی

زمانی که از کمپین‌های فروش برای بازاریابی ایمیلی استفاده کنید که کاربران را به یک صفحه لندینگ هدایت کنید یا اینکه کل محتوای ایمیل به‌صورت صفحه لندینگ طراحی شده باشد، کاربران با دیدن آدرس ایمیل اختصاصی اعتبار بیشتری به همان دلیل اول که ذکر کردم خواهند داشت.

در نتیجه شانس بیشتری برای فروش در اختیار دارید و احتمال اینکه به ایمیل شما واکنش نشان داده یا در تعامل باشند بسیار بیشتر است.

ابزار لازم برای ساخت ایمیل شرکتی!

ساخت ایمیل شرکت رایگان نیست؛ اما برای ساخت آن فقط نیاز دارید که یک هاست (برای فضای ایمیل) و یک دامنه که نام برند شرکت شماست داشته باشید.

خرید دامنه

ساخت ایمیل رسمی بر روی دامنه شرکت انجام می‌گیرد. برای داشتن آدرس ایمیل رسمی بر اساس نام شرکت، نیاز به خرید دامنه دارید. دامنه همان آدرس اینترنتی است که کاربران با وارد کردن در آدرس مرورگر، به یک سایت دسترسی پیدا می‌کنند.

بنابراین اگر به دنبال ساخت ایمیل info بدون سایت هستید، اشتباه نمی‌کنید. شما برای داشتن ایمیل تجاری لزومی به اینکه حتما سایت داشته باشید ندارید. کافی است از یک نرم‌افزار وبمیل که روی دامنه خودتان پیاده‌سازی می‌شود استفاده کنید. چگونه؟

خرید هاست

هاست دومین چیزی است که نیاز دارید. هاست یا Hosting فضایی است که به شما امکان استفاده از نرم‌افزار ایمیل را می‌دهد و کلیه اطلاعاتی که در قالب ایمیل ارسال و دریافت خواهید کرد بر روی این فضا ذخیره می‌شود. درواقع هاست یک کامپیوتر است که به‌صورت ۲۴ ساعته روشن است و از طریق اینترنت می‌توان به آن متصل شد.

زمانی که شما هاست می‌خرید، امکان ساخت ایمیل روی آن به شما داده می‌شود. برای اطلاات بیشتر می‌توانید مقاله هاست چیست را مطالعه کنید.

اما اگر به دنبال هاست حرفه‌ای هستید که جدا از سایت باشد و نگران عدم ارسال ایمیل به دلیل پر شدن فضای هاست سایت نباشید، بهتر است از هاست ایمیل استفاده کنید. با خرید هاست مخصوص ایمیل، صرفا فضایی را در اختیار دارید که برای مدیریت ایمیل ایجاد شده است. اما مزایای متنوع دیگری هم دارد. مثل امکان ارسال ایمیل روزانه به تعداد بالاتر، امنیت بیشتر، فضای بیشتر برای میزبانی ایمیل و….

برای خرید هر دو ابزار بالا می‌توانید با ورود به سایت سون هاست از دامنه با پسوند دلخواه و هاست دلخواه خدمات مورد نیاز را با بهترین کیفیت و قیمت مناسب دریافت کنید.

ساخت ایمیل تجاری در هاست cpanel

مراحلی که باید برای ساخت ایمیل تجاری در سی پنل طی کنید، شامل ورود به هاست، ساخت اکانت ایمیل است. در نهایت در گام سوم یاد می‌گیرید که چطور به پیشخوان ایمیل وارد شده و آن را مدیریت کنید.

گامل اول: ورود به هاست سی پنل

ابتدا از طریق روش‌های موجود وارد هاست خود شوید. پیش از این در مقاله ورود به سی پنل به معرفی ۴ روش مختلف برای دسترسی به هاست پرداخته ایم که عبارتند از:

• ورود از طریق دامنه
• ورود از طریق ناحیه کاربری سون هاست
• ورود از طریق ساب فولدر cpanel
• ورود از طریق آدرس ip سرور

تقریبا به‌جز حالت دوم، در بقیه روش‌ها صفحه ورود مانند زیر به شما نمایش داده می‌شود که باید نام کاربری و رمز عبور ورود به هاست که هنگام خرید برای شما ایمیل شده را وارد کنید.

در پایان با کلیک روی دکمه Log in وارد هاست خود خواهید شد که به تمامی ابزارهای مدیریتی برای کنترل فضای آن دسترسی دارید.

گام دوم: ساخت ایمیل برای شرکت در سی پنل

در این مرحله باید از محیط هاست به بخش ایمیل‌ها رفته و منویی که مختص ساخت و مدیریت آدرس‌های ایمیل در دسترس است را انتخاب کنید.

مشابه تصویر بالا از بخش EMAIL روی گزینه Email Accounts کلیک کنید. در این صورت وارد صفحه‌ای مشابه زیر می‌شوید که در این مرحله هم باید روی دکمه CREATE کلیک کنید.

در مرحله بعد باید اطلاعات مربوط به مشخصات ایمیل را به دلخواه وارد کنید. این اطلاعات مانند تصویر زیر باید تکمیل گردد.

• گزینه Domain: اگر چند دامنه به هاستتان متصل باشد، باید ابتدا دامنه‌ای که می‌خواهید ایمیل روی آن ساخته شود را انتخاب کنید. در غیر این‌صورت با اتصال فقط یک دامنه نام دامنه شما در این بخش نمایش داده می‌شود که نیازی به تغییر آن ندارید.
• انتخاب Username: در این کادر باید نام کاربری (آدرس ایمیل) مدنظرتان را برای ایمیل انتخاب کنید. این فیلد همچنین ساختار آدرس ایمیل شما را تشکیل می‌دهد. مثلا اگر ایمیل اینفو می‌خواهید باید در آن «info» را وارد کنید.
• انتخاب کلمه عبور: در این کادر باید رمز عبوری که می‌خواهید برای ورود به داشبورد ایمیل استفاده شود را وارد کنید. می‌توانید برای امنیت بیشتر از دکمه GENERATE برای ساخت پسورد قوی استفاده کنید.
• انتخاب فضای مورد نظر: در پایان فضای مدنظر برای ایمیل را انتخاب کنید. اگر نمی‌خواهید به دلیل پر شدن فضای ایمیل با مشکل عدم ارسال و دریافت در آینده مواجه شوید بهتر است آن ار روی حالت Unlimited قرار دهید.

پس از تکمیل فرم بالا روی دکمه CREATE کلیک کنید. با انجام این کار آدرس ایمیل مورد نظر برای شما ساخته خواهد شد.

گام سوم: ورود به داشبورد ایمیل شرکتی

حال پس از ایجاد ایمیل، برای اینکه بتوانید ایمیل‌های خود را مدیریت کرده و به فضای داشبوردی آن دسترسی داشته باشید، کافی است پورت‌های 2095: یا 2096: را به انتهای آدرس دامنه خود اضافه کنید.

در این‌صورت فرم صفحه ورود به ایمیل مانند تصویر بالا نمایش داده می‌شود. با وارد کردن آدرس ایمیل در کادر Email Address و رمز عبور انتخابی در کادر Password وارد داشبورد ایمیل شده و می‌توانید اقدام به ارسال یا بررسی ایمیل‌های دریافتی کنید.

ساخت ایمیل تجاری در هاست دایرکت ادمین

مراحلی که باید برای سایخت ایمیل تجاری در هاست دایرکت ادمین نیز باید طی کنید دقیقا مشابه با همان روندی است که در هاست سی پنل توضیح داده شد. با این تفاوت که محیط و ظاهر این دو کنترل پنل تفاوت دارد.

گامل اول: ورود به هاست دایرکت ادمین

برای ایجاد ایمیل در دایرکت ادمین ابتدا پورت 2222: را به انتهای دامنه خود اضافه کنید. می‌توانید از طریق کنترل پنل ناحیه کاربری شرکت هاستینگ یا وارد کردن آدرس ip سرور همراه با همین پورت نیز به هاست وارد شوید.

در اینجا هم کافی است نام کاربری را در کادر Username و رمز عبور هاست دایرکت ادمین را در کادر Password وارد کنید. در پایان با کلیک روی دکمه Sign in وارد هاست خود می‌شوید.

گام دوم: ساخت ایمیل سازمانی

پس از ورود در این مرحله مشابه تصویر زیر منوی کشویی E-mail Manager را باز کرده و سپس روی گزینه E-mail Accounts کلیک کنید.

در صفحه باز شده مشابه تصویر زیر لیست ایمیل‌های ایجاد شده را می‌توانید ببینید. برای ساخت ایمیل جدید در دایرکت ادمین کافی است روی Create Account کلیک کنید.

در این صورت فرم ساخت ایمیل مانند تصویر زیر نمایش داده می‌شود که باید فیلدهای ساخته شده را طبق توضیحات زیر تکمیل کنید.

• کادر Username: ابتدا در این کادر شناسه ایمیل رسمی مدنظر را وارد کنید. نامی که در این کادر وارد می‌کنید به عنوان آدرس ایمیل شرکتی شما درنظر گرفته می‌شود.
• کادر Password: در این کادر رمز مدنظرتان را برای ورود به داشبورد این ایمیل وارد کنید.
• تعیین فضای ایمیل: به‌صورت پیش‌فرض ۲۰۰ مگابایت فضا برای هر اکانت ایمیل (بسته به تنظیمات کانفیگ سرور) اختصاص داده می‌شود. اگر نمی‌خواهید محدودیتی در این فضا ایجاد کنید و همچنین در صورت پر شدن فضای ایمیل مشکلی برای ارسال و دریافت پیش نیاید، حتما تیک گزینه E-mail Quota را بررسی کرده و گزینه Max را فعال کنید.
• محدودیت روزانه ارسال ایمیل: در صورتی که گزینه Daily Send Limit را روی گزینه Max فعال کنید، حداکثر تعداد ارسالی روزانه که از سمت هاستینگ تعیین شده باشد درنظر گرفته می‌شود. اما اگر می‌خواهید تعداد را به مقدار دلخواهی محدودتر کنید، کافی است بدون فعال کردن تیک این گزینه، تعداد مدنظر را به صورت عددی در این کادر وارد کنید. در اینجا من ۲۰۰ عدد را مشخص کرده‌ام که رازنه فقط تا این مقدار قادر به ارسال خواهم بود.

در پایان روی دکمه CREATE ACCOUNT کلیک کنید. با انجام این کار ایمیل بیزینسی شما در هاست دایرکت ادمین ساخته شده است.

گام سوم: ورود به داشبورد ایمیل رسمی

حال برای مدیریت ایمیل کافی است وارد آن شوید. برای این منظور می‌توانید در انتهای آدرس دامنه خود مقدار /webmail/ را وارد کنید. در این صورت صفحه ورود به ایمیل دایرکت ادمین باز می‌شود.

مانند تصویر بالا به ترتیب آدرس ایمیل و رمز عبوری که در مرحله قبلی برای ایمیل خود انتخاب کردید وارد کرده و روی دکمه LOGIN بزنید. در این صورت به داشبورد ایمیل دسترسی داشته و می‌توانید اقدام به ارسال و دریافت ایمیل رسمی کنید.

جمع‌بندی نهایی

در این ایمیل یاد گرفتیم که ایمیل تجاری چیست و چرا کسب و کارها باید از آدرس ایمیل اختصاصی خود استفاده کنند. سپس مواد لازم و مراحل ساخت ایمیل تجاری را با هم به روش‌های مرسوم پیش بردیم.

مطمئنا روش‌های ساخت ایمیل سازمانی محدود به این موارد نیست و می‌توانید به شکل‌های مختلف دیگری هم این کار را انجام دهید. اما چیزی که مشخص است، اگر همچنان از جیمیل برای ارتباط با مشتریان استفاده می‌کنید دست نگه‌دارید. چند دقیقه زمان صرف کرده و با خرید هاست و دامنه ایمیل اختصاصی خود را ایجاد کنید.

اگر هم با محیط این ایمیل‌ها اصطلاحا حال نمی‌کنید، می‌توانید با مطالعه مقاله‌های اتصال ایمیل اختصاصی به اوت لاک یا اتصال ایمیل شرکتی به جیمیل، امکان ارسال و دریافت ایمیل رسمی را از طریق این دو ابزار در اختیار داشته باشید.