آموزش پاسخگوی خودکار ایمیل در هاست سی پنل

یکی از اتفاقاتی که برای بیشتر مدیران سایت‌ها پس از ساخت ایمیل سازمانی در هاست اتفاق می‌افتد، این است که چون عادت داریم بیشتر با ایمیل‌های خودمان مثل جیمیل و یاهو بیشتر کار کنیم و شاید حوصله چک کردن روزانه ایمیل خود را نداشته باشیم، در برخی مواقع به دنبال پاسخگوی خودکار ایمیل در هاست سی پنل و دیگر هاست‌ها هستیم.

در واقع بیشتر ما به دنبال روشی هستیم تا برخی ایمیل‌ها را که به یک کار روتین و روزمره تبدیل شده‌اند را به صورت آماده و تعیین شده از قبل پاسخ دهیم. به عنوان مثال یکی از استفاده‌هایی که شخصا در این مورد دارم، پاسخ دادن به ایمیل‌هایی است که برای همکاری با سایر سایت‌ها به آنها نیاز است.

معمولا در سایت‌ها و فروشگاه‌های اینترنتی بسته به بزرگی که دارند، هر بخش دارای یک واحد جداگانه است که به صورت تیمی مدیریت می‌شوند. به عنوان نمونه واحدی برای فروش، واحدی برای پشتیبانی مشتریان و واحدهای دیگری هم برای رسیدگی به سایر کارها است. مشخصا برخی از درخواست‌ها هستند که در این بین تکراری بوده و لزومی ندارد که هر یک از کارکنان شما با تک‌تک افراد در گفتگو باشند تا پاسخی به آنها داده شود. از این قبیل کارها را می‌توان به کمک خودکار نمودن کارها و پاسخ دهی خودکار به ایمیل در هاست سی پنل نیز انجام داد.

در ادامه این مقاله قصد داریم شما را با قابلیتی برای همین منظور در هاست سی پنل آشنا کنیم که به کمک آن می‌توانید برخی ایمیل‌هایی که نیازمند بررسی موردی نیستند را از طریق پاسخ‌دهی خودکار سی پنل پاسخ دهید. سپس اگر لزومی به این بود که ایمیل به صورت گفتگویی ادامه داشته باشد، می‌توانید باقی این مراحل را طی کنید. پس تا پایان با ما همراه باشید.

چرا باید از پاسخگوی خودکار ایمیل استفاده کنیم؟

برای چرایی این کار می‌توان مثال‌های مختلفی را ذکر کرد. در ادامه من چند نمونه را که شخصا آنها را تجربه کردم ذکر می‌کنم تا بیشتر شما را با هوشمندتر کردن کارها و خرید وقت اضافه برای خودتان آشنا کنم.

بیشتر کاربرانی که ما با آنها سر و کار داریم، هنگام گرفتن ارتباط از طریق ایمیل تصورشان بر این است که درخواست‌ها در زمان کوتاهی بررسی شده و پاسخ داده شود. در واقع برخی از این کاربران حتی این انتظار را دارند که نهایتا ایمیل آنها ظرف مدت ۱۰ دقیقه بررسی شده و پاسخ مناسبی به آن داده شود. چنین کاربرانی این موضوع را معیاری در خصوص پشتیبانی خوب یا بد تلقی می‌کنند.

گاهی اوقات هم شما نیاز به این دارید که از ایمیل برای درخواست‌هایی که یک حالت روتین دارند استفاده کنید. به عنوان مثال خود من برای همکاری در زمینه محتوا به این صورت عمل می‌کنم که با استفاده از ایمیل خودکار، پاسخ کسانی که سوالاتی در خصوص شرایط تولید محتوا دارند را ارسال کنم.

در چنین شرایطی می‌توان به کمک آموزش ساخت ایمیل در هاست سی پنل ابتدا یک ایمیل مناسب همان شرایط ایجاد کرد. به عنوان مثال می‌توانید از یک آدرس ایمیل با نام کاربری cooporate برای شرایط همکاری استفاده کنید. زمانی که کاربری یک ایمیل به این اکانت ارسال کند، با فعال کردن پاسخگوی خودکار ایمیل در هاست سی پنل سریعا پاسخی که شامل شرایط همکاری است برای وی ارسال شده و در ادامه اگر باز هم سوالاتی در ذهن کاربر ایجاد شود، می‌تواند با ایمیل شما در ارتباط باشد.

خوشبختانه سی پنل برای این مورد نیز راهکاری را تحت عنوان رابط Autoresponders راه‌اندازی کرده است که می‌توانید پاسخی که باید به ایمیل‌های دریافتی ارسال شود را مشخص کرده و در کنار آن دیگر شرایط همچون زمان ارسال پاسخ، متن، فرستنده و… را تعیین کنید.

علاوه بر این می توانید با ارسال ایمیل مشخص شده، کاربران را به صفحه‌ای مثل سوالات متداول هدایت کرده و به تمام بازدیدکنندگانتان در لحظه پاسخگو باشید. شاید هم مثل من بیشتر وقت خود را در بیرون می‌گذرانید که مجبور هستید برای عقب نیفتادن کارها حتما از این ویژگی استفاده کنید. در ادامه به چگونگی پیکربندی این قابلیت در هاست سی پنل می‌پردازم.

نحوه پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل

سی پنل برای فراهم کردن این ویژگی قابلیت Autoresponders را ارائه کرده است. برای فعال کردن این ویژگی ابتدا باید وارد هاست خود شده و سپس مشابه تصویر زیر از مسیر EMAIL روی گزینه‌ی Autoresponders کلیک کنید.

در مرحله بعد باید دامنه خود را برای استفاده از این ویژگی انتخاب کنید. این گزینه در حالتی باید انتخاب شود که شما چند دامنه روی هاست خود به صورت اددان دامنه یا ساب دامین داشته باشید. در غیر این صورت اگر صرفا یک دامنه باشد فعال شده و لزومی به انجام این کار ندارید.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید، پس از انتخاب دامنه روی دکمه آبی Add Autoresponders به منظور افزودن یک وظیفه برای پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در سی پنل کلیک کنید. در این مرحله وارد صفحه‌ای مشابه تصویر زیر خواهید شد.

همانطور که در تصویر می‌بینید تعدادی توابع در اینجا وجود دارد که به شما این امکان را می‌دهد از مشخصات کاربرانی که به شما ایمیل ارسال کردند به منظور تعامل بهتر و همچنین مخفی کردن اینکه ایمیل‌ها به صورت خودکار و رباتیک ارسال می‌شوند، استفاده کنید.

• %subject%: این تابع موضوع ایمیل را مشخص می‌کند که در صورت وارد کردن موضوع توسط کاربر فرستنده ایمیل، می‌توانید در متن ایمیل از این عنوان استفاده کنید. مثلا می‌توانید در ابتدا یا انتهای ایمیل اعلام کنید که این ایمیل در پاسخ به درخواست«%subject%» ارسال شده است که در این حالت این تابع موضوع ایمیل را در متن ایمیل برمی‌گرداند.
• %from%: با این تابع می‌توانید نام فرد را در متن ایمیل ذکر کنید. اگر کاربر برای اکانت ایمیل خود نامی مشخص کرده باشد نام وی چاپ خواهد شد. مثلا در ابتدای ایمیل می‌توانید پس از انتخاب عباراتی مثل سلام، این تابع را قرار دهید تا نام فرد پس از آن قرار بگیرد.
• %email%: هر جا این عبارت را قرار دهید، فرستنده ایمیل را هنگام پاسخ خودکار فراخوانی می‌کنید. مثلا می‌توانید در فوتر متن ایمیل با قرار دادن این تابع اعلام کنید که این ایمیل بنا به درخواستی که از ایمیل X دریافت شده ارسال شده است که در این حالت به جای X آدرس ایمیل کاربر برگردانده می‌شود.

حال که با این توابع آشنا شدید، در مرحله بعد چون ما از زبان فارسی استفاده می‌کنیم، لازم است که حتما گزینه Character set روی حالت utf-8 تنظیم شده باشد تا محتوای ایمیل به درستی برای زبان فارسی نمایش داده شود.

کادر interval هم مربوط به مشخص کردن تعداد ساعات انتظار برای پاسخ به ایمیل یک کاربر مشخص است که حداقل زمان مورد نیاز برای ارسال پیام به کاربر را مشخص می‌کند. در واقع با این فیلد می‌توانید مشخص کنید که ایمیل تکراری در یک بازه زمانی کوتاه برای کاربر ارسال نشود. پیشنهاد می‌کنم این گزینه را روی بیشترین ساعت قرار دهید.

• Email: در مرحله بعد باید ایمیل مورد نظرتان را که کاربران به آن ایمیلی ارسال کنند وارد کنید. توجه داشته باشید که این ایمیل باید از قبل در هاست سی پنل شما ساخته شده باشد. پس اگر هنوز این اکانت ایمیل را ایجاد نکردید، تا همینجای آموزش صبر کرده و یک اکانت جدید ایجاد کنید.
  • در فیلد مربوط به Domain نیز دامنه مورد نظر خود برای ایمیل را انتخاب کنید. این گزینه هم طبق همان گزینه قبلی برای زمانی کاربرد دارد که از ساب دامنه یا دامننه دیگر در روی هاست خود استفاده کرده باشید.
• From: نام فرستنده ایمیل را در این فیلد وارد کنید. این نام می‌تواند نام فردی یا حقوقی شما باشد که در گفتگوی ایمیل نمایش داده خواهد شد.
• Subject: در این فیلد باید موضوع ایمیل ارسالی خود را وارد کنید. می‌توانید با قرار دادن تابع %subject% در این کادر، موضوع ایمیل ارسال شده را همانگونه که کاربر مشخص کرده، تعیین کنید. مثلا می‌توانید از«پاسخ به ایمیل %subject%» استفاده کنید.

• This message contains HTML: با فعال کردن این گزینه هم می‌توانید مشخص کنید که اگر ایمیل شما دارای ساختار HTML است و از کدهای این زبان درون متن استفاده کردید، کاری کنید که ایمیل‌ها با این ساختار ارسال شده و به صورت کد شده برای کاربر نمایش داده نشوند. مثلا اگر در متن ایمیل از لینک استفاده کردید، یا اینکه یک قالب ایمیل برای این کار در نظر گرفتید باید حتما این گزینه فعال باشد.
• Body: در نهایت در این قسمت هم باید متن پیام خود را مشخص کنید. به منظور هوشمند سازی پاسخگوی خودکار ایمیل می‌توانید از توابع ذکر شده نیز استفاده کنید.

حال باید یک برنامه ریزی زمانی برای پاسخگوی خودکار ایمیل باید تعیین کنید. یعنی می‌توانید تعیین کنید که این پاسخگوی خودکار آیا برای همیشه فعال باشد یا اینکه شما برای مدت خاصی می‌خواهید از این ویژگی استفاده کنید؟

به عنوان مثال ممکن است شما اقدام به جذب نیرو برای استخدام در شرکت خود کرده باشید که یک مهلت یک ماهه برای این کار در نظر گرفتید تا افراد رزومه خود را به ایمیل job ارسال کنند. می‌توانید یک پاسخگوی خودکار برای این کار نیز تا تاریخ مقرر در نظر بگیرید تا به رزومه‌های ارسالی پاسخ داده و اعلام کنید که نتیجه درخواست استخدام آنها در چه تاریخی مشخص خواهد شد.

اگر گزینه immediately انتخاب شده باشد، به محض اینکه این پاسخگوی خودکار را اضافه کنید شروع به کار می‌کند. اگر هم گزینه custom را در بخش استارت انتخاب کنید، می‌توانید تاریخ شروع به کار این پاسخگوی خودکار را تعیین کنید.

به همین ترتیب می‌توانید برای متوقف کردن روند پاسخگویی خودکار ایمیل‌ها در هاست سی پنل تاریخ یا زمان خاصی را نیز مشخص کنید. نگران این مسئله هم نباشد که اگر تاریخ اشتباهی انتخاب شد نتوانید این فرم را تغییر دهید، امکان ویرایش نیز برای آن فراهم شده است.

در پایان روی دکمه Create کلیک نمایید تا امکان پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در هاست سی پنل را فراهم کنید.

نحوه حذف پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در هاست سی پنل

برای ویرایش و حذف یک پاسخگوی اتوماتیک ایمیل‌ها دوباره به قسمت Autoresponders در بخش EMAIL هاست سی پنل مراجعه کنید. اگر قصد ویرایش یک پاسخگوی خودکار را دارید، روی دکمه Edit کلیک کنید تا مجددا وارد صفحه‌ای مشابه فرم بالا شده و گزینه‌های خود را به دلخواهتان تغییر دهید.

برای حذف و متوقف کردن یک پاسخگو برای همیشه نیز می‌توانید روی دکمه Delete کلیک کنید. تا از لیست پاسخگوی خودکارها حذف شود.

جمع بندی و کلام آخر

در این مقاله شما را با راهنمای افزودن پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل آشنا کردم. در صورتی که می‌خواهید به صورت دائمی یا موقت برخی درخواست‌ها را که از طریق ایمیل ارسال می‌شوند پاسخ دهید، می‌توانید از این ویژگی برای پشتیبانی سریع‌تر به کاربران استفاده کنید.

مثلا اگر قرار است شرایط تبلیغات در سایت خود را درج کنید، کافی است یک پاسخگوی خودکار برای اکانت ایمیل ads خود به همین روال ایجاد کنید تا شرایط کلی تبلیغات را همراه با تعرفه برای کاربر ارسال کند. البته به این نکته توجه کنید که در برخی مواقع مثل همین مثال تبلیغات، نیاز به ویرایش پاسخگوی خودکار دارید. چرا که قیمت‌ها مطمئنا ثابت نیست.

در پایان پیشنهاد می‌کنم که برای یادگیری بیشتر در این خصوص به مقاله آموزش سی پنل cPanel (ویدئویی) مراجعه کرده و با دیگر بخش‌های این کنترل پنل محبوب که چنین امکانات هوشمندانه‌ای را برای مدیریت بهتر کارها به شما می‌دهد آشنا شوید. همچنین اگر سوال یا مشکل خاصی در این خصوص دارید از بخش نظرات ارسال کنید تا شما را راهنمایی کنم.